Projektarbeit: Rahmenbedingungen.

Erfolgreiche Projektarbeit hängt wesentlich von den Rahmenbedingungen in der Organisation ab. Vorhaben konkurrieren. Finanzielle Mittel, Personal, Knowhow und Zeit sind knapp. Das Ergebnis der Projektarbeit muss rentabel sein (oder es erreicht/übertrifft einen Benchmark).

Damit sich Vorhaben nicht gegenseitig schaden, werden einfache Spielregeln benötigt. Gelebte Rituale, die kontinuierlich weiterentwickelt werden, sind wesentlich, um sich ganz auf die Sache im Vorhaben konzentrieren zu können.


Die Organisation sollte für ein professionelles Projektmanagement an vier Schwerpunkten arbeiten. Bleiben wir beim Bergsteigen-Vergleich:

  • Spielregeln setzen 
    (…gehe nicht direkt über das Eisfeld, es könnte das Ende Deiner Expedition sein) 
    >> Governance
  • Methoden definieren 
    (…verwende Steigeisen, denn es wird definitiv rutschig werden)
    >> Methodik
  • Vorgaben und Methoden begreifbar machen 
    (…sei vorbereitet, dass hinter Lager 4 der Yeti lauert)
    >> Mindset
  • Werkzeuge und Best Practices bereitstellen 
    (…verwende dieses 30m Seil, denn die Klippe ist mindestens 25m hoch) 
    >> System

Ein Projekt Management Office koordiniert das Zusammenspiel von Menschen und Vorhaben. Es unterstützt aktiv die Gründung von Initiativen und betreut die Vorhaben in der Umsetzung. Das PMO sorgt für die Vorbereitung operativer und strategischer Entscheide (ein Scoring-Modell hilft, Fehlentscheide aus einfachen Priorisierungen zu verhindern). Zudem arbeitet das PMO an der Verbesserung der Projektorganisation.

Transparenz und Verbindlichkeit in den Vorhaben und Entscheidungen sowie in der Ressourcenverwendung, eine bedarfsgerechte Kompetenzentwicklung, Reifegradmessungen für das Projektmanamagement, professionelles Vorbereiten und Führen von Vorhaben sind wesentliche Erfolgsfaktoren.

Projektmanagement ist stets nach vorn gerichtet. Werkzeuge zur Vorausschau sind wesentlich. Ressourcen-Forecasts, Prognosen/Trends und insbesondere die Abschätzung kommender Engpässe helfen, frühzeitig die richtigen Massnahmen zu ergreifen.

Aus Personalsicht bedingt Projektarbeit eine Reduktion von Grundlasten auf das Wesentliche. Benchmarks für „Daily Business“-Aufwand helfen. Quoten für Projektarbeit auch.

Das Reporting ist kein leeres Ritual. Insbesondere auch in der Zusammenarbeit mit anderen Parteien helfen regelmässige Messungen und Prüfungen von Fortschritt und Leistung (Earned Value Gedanke) Überraschungen zu vermeiden.


Mindset-Kampagne, Themenkarte: Grundlasten senken, Projektarbeit Raum geben


Abbildung: Wertschöpfende Projektarbeit: Zügig aufräumen, dann Wert schöpfen!